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物业公司项目档案管理的25个分类

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发表于 2023-9-27 14:16:21 | 显示全部楼层 |阅读模式
1、小区图片:小区规划图,竣工总平面图,单体建筑、结构、设备的竣工图,绿化平面图,附属配套设施、地下管网工程竣工图等。(建议永久保存)

2、交付文件:竣工验收合格报告、新建住宅商品房准许交付使用证等文件。(建议永久保存)

3、建筑工程质量保证文件和使用说明文件等。(建议永久保存)

4、供水、供电、供气、供热、有线电视等专业服务协议,消防设施合格证,电梯准用证、年检资料等材料。(建议长期保存)

5、各种机电设备出厂合格证,使用说明书,安装、调试报告,保修卡、保修协议等文件材料。(建议长期保存)

6、维修基金缴纳明细,维修基金管理、使用、续筹等文件材料。(建议永久保存)

7、项目接管验收手续等文件材料。(建议永久保存)

8、业主购房合同文本及房屋使用手册等文件材料。(建议永久保存)

9、装饰装管理规定及巡查,制止违规行为,向行政主管部门报告记录,业主告知物业服务企业函(装饰装修),物业服务企业告知房屋所有人、使用人和装饰装修企业函等文件。(建议长期保存)

10、与业主委员会往来的文件资料。(建短期保存)

11、申报达标、市优、国家示范项目的争创规划、实施方案等文件材料,各项管理理制度、规定,各岗位工作标准,各级各类人员的岗位职责及考核办法等。(建议长期保存)

12、业主档案(入住单、管理规约、基本情况登记表、房屋交接手续、物业确认及相关介绍信存根等)。(建议长期保存)

13、房屋及其配套设施权属材料。(建议长期保存)

14、投诉记录及处理、回访等文件资料,业主满意度调查及分析、整改措施等文件材料,特约服务等文件材料。(建议短期保存)

15、与辖区物业行政主管部门、各专业服务部门往来文件材料。(建议长期保存)


16、项目管理会议记录、与业主委员会之间沟通协调有关事项会议记录,参加社区联席会议记录等文件材料。(建议短期保存)

17、员工管理文件材料:a.员工花名册;b.员工工资管理、考勤记录、绩效考核、奖罚记录;c.员工培训记录,培训计划,教案,签到单,考核试卷等。(建议短期保存)

18、钥匙管理文件材料。(建议长期保存)

19、各种提示、通知资料留存(或照片等)。(建议短期保存)

20、房屋管理与维修养护:公共区域巡查记录;保修记录;维修派工单;领料单;客户回访记录;其他应归档的维修文件。(建议保存3~10年)

21、公共设施设备管理:公共设施设备操作规程;各种设施设备管理规定;各种设施设备维修、保养记录;各种设施设备日常运行状态检查记录;停电、停水、电梯停运等应急处理预案;各类事故处理方案及处理记录;二次供水卫生检验报告等文件材料。(建议保存3~10年)

22、环境卫生管理:环卫设备、工具等明细,卫生区域责任划分,卫生消毒灭杀制度及其落实情况记录等材料;日常卫生检查记录等材料;宠物、家禽、家畜等管理规定材料。(建议保存3年)

23、绿化管理:绿化使用极具明细,绿化日常巡查、养护、病虫害防治等材料;绿化工作日常检查记录等材料;绿化施工等材料。(建议保存3年)

24、社区文化活动文件材料:社区文化活动计划及实施情况;社区精神文明建设文件材料;获奖的荣誉证书、奖牌、奖杯等文化活动材料。(建议短期保存)

25、项目管理效益:物业管理服务费收缴情况及收支情况公示等文件材料;开展多种经营服务项目及收入情况等。(建议短期保存)
发表于 2023-9-28 08:05:00 | 显示全部楼层
好好学习天天向上
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