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史上最全面的前期物业工作内容与工作计划方案

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发表于 2015-9-15 00:00:16 | 显示全部楼层 |阅读模式
史上最全面的前期物业工作内容与工作计划方案
一、编写前期文件

1.        拟定物业公众管理制度、收楼资料
⑴.《临时管理规约》
⑵.《房屋质量保证书》
⑶.《房屋使用说明书》
⑷.《房屋交付(入住)通知》
⑸.《入伙授权书》
⑹.《业主(使用人)服务指南》
⑺.《装修管理规定》
⑻.《办理装修流程说明》
⑼.《治安、消防协议书》
⑽.《二次装修施工区域治安、消防承诺书》
⑾.《二次装修协议书》
⑿.《业主联络资料登记表》
⒀.《收楼须知》
⒁.《物业管理费收费标准》
⒂.《公约承诺书》
备注:《临时管理规约》编制后需经开发商确认,并居住小区管理办公室进行备案,备案生效后执行。
建议:《公约承诺书》与《治安、消防协议书》可装订成一册(一式三份),在业主收楼时发给业主,由业主签字(盖章)认可、执行;《公约》、《房屋质量保证书》、《房屋使用说明书》、《业主(使用人)服务指南》、《装修管理规定》、《办理装修流程说明》可合装成一册,作为业主收楼时的《用户手册》。同时,在《用户手册》正文内容前增加:“总经理致辞”。

2.编制前期物业文件、规定

△行政部
⑴.编制《员工手册》,经公司领导批准后,统一印刷成册。
⑵.制订《员工考勤制度》,建立“考勤登记表”、“月考勤汇总台帐报表”。
⑶.制订《员工奖惩条例》,建立“员工过失单”、“奖励审批单”。
⑷.制订《员工聘用办法》,建立“应聘面试登记表”、“入职循环单”、“转正审批表”、“离职结算表”、“调动通知单”、“劳动合同续签审批单”。
⑸.制订《员工培训规定》、培训计划,建立“培训审批表”、“培训协议”。
⑹.制订《物资采购、验收、入库、报销流程》。
⑺.制订《员工工服管理规定》,建立“制作工服通知单”、“工服更换通知单”。
⑻.制订《员工请假制度》,建立“休假申请单”。
⑼.制订《薪金实施细则》,建立“工资报表”、“薪金明细表”。
⑽.制订《印章管理规定》,建立“公章启用、报废、移交登记表”、“用印申请”;统计公司各种印章,经总经理审批后统一刻制(公章、客服部章、秩序维护部章、工程部章、财务专用章、文件传阅章、审批合格章、餐票专用章、浴室专用章)。
⑾.制订《库房管理规定》,建立“物品入库登记单”、“物品领用单”、“物品入库验收单”、“库存物品台帐”、“月收、发、存报表”、“采购申请单”。
⑿.制订《内部行文管理规定》,建立“文件签收表”、“内部请示报告”。
⒀.制订《档案管理规定》,建立“档案分类表”、“档案(一、二、三级)目录表”、“档案借阅登记表”。
⒁.制订《部门运作手册》:人员编制、岗位职责(经理、行政主管、总经理秘书、库房管理员、文员)、工作程序、管理制度。
⒂.联系印刷厂,对需要印刷的各种表格、信封,经总经理审批后统一印刷。
⒃.制订《开办费使用方案》,统计、制订前期开办物资的配置内容、标准,并负责前期采购工作;建立“固定资产台帐”、“个人办公用品台帐”。
⒄.制订《合同、协议审批制度》、《合同、协议管理办法》,建立“合同、协议审批单”、“合同、协议付款内签单”。
⒅.制订《计划性工作管理办法》,建立“年度(月度、周)工作计划、总结报表”、“计划、总结考核统计表”。

△财务部

⑴.制订《财务报销管理制度》,建立“付款申请及报销单”。
⑵.建立二次装修“付款内签单”、“装修押金登记表”、“装修管理费统计表”
⑶.制订《现金支出管理规定》。
⑷.编制《部门运作手册》:人员编制、岗位职责(经理、会计、出纳)、工作程序、管理制度、。
⑸.制订《预算管理制度》,建立“年度预算报表”。
⑹.编制《固定资产购置方案》。
⑺.制订《库存盘点制度》。
⑻.制订《内部收支报表制度》,建立“月度收支报表”。
⑼.制订《发票、收据有价票据的管理制度》。

△客服部

⑴.制订《物业管理收费标准明细》:物业管理费(押金)、车位费(押金)、租线费(押金)、装修管理费(押金)。
⑵.制订《业主(使用人)收楼流程》,建立“缴款通知单”、“工程返修单”、“返修工程验收单”、“钥匙交接表”、“备用钥匙封存表”、“业主签到表”、“业主档案”,并告知此流程中涉及的部门。
⑶.制定《业主(使用人)二次装修管理流程》,建立“业主(使用人)装修施工申请表”、“装修审批单”、“装修施工许可证”、“验收申请表”、“施工变更单”、“业主装修区域巡检表(客服部)”、“施工人员出入证”。
⑷.制订《有偿服务价格表》:维修费、车位费、电话费、装修管理费、能源费、特约服务费。
⑸.制订《部门运作手册》:人员编制、岗位职责(经理、客务主管、内务主管、客务代表、前台接待)、工作程序、管理制度。
⑹.编写《车位租赁(购买)协议书》、《电话租线(购买)协议书》。
⑺.落实垃圾房的位置,业主垃圾放置地(楼层垃圾间)。

△秩序维护部

⑴.制订《停车场管理规定》、《自行车场管理制度》。
⑵.制订《巡视管理规定》,建立“治安巡视记录表(公共区域)”。
⑶.制订《物品出门管理规定》,建立“出门条”。
⑷.制订《钥匙使用管理规定》,建立“钥匙发放记录表”、“钥匙使用登记表”。
⑸.制订《备用钥匙启用管理规定》,建立“备用钥匙启封审批表”。
⑹.制订《一装、二装交叉施工管理方案》,建立“施工、装修期间巡视表”、“夜间情况检查表”、“消防设备、设施日检记录表(业主装修区域)”、“二次装修施工现场检查表”。
⑺.制订《灭火器租用管理办法》,确定租金费用(押金),建立“灭火器材配置记录表”。
⑻.制订《施工违规级别明细》,建立“违章通知单”。
⑼.制订《成保人员岗位职责》,建立“成保人员月度工作考核表”
⑽.制订《中控室(监控室)管理规定》,建立“录像磁带台帐”、“消防中控系统记录表”、“治安监控系统记录表”。
⑾.制订《警具使用、管理办法》,建立“警具台帐”、“警具启用、报废登记表”、“特殊警具使用审批表”。
⑿.制订《部门运作手册》:人员编制、岗位职责(经理、主管<治安、消防>、领班<秩序维护员、消防>、秩序维护员员、消防执机员)。
⒀.制订《明火使用管理规定》,建立“动火许可证”。

△工程部

⑴.制订《物业接管前巡检办法、计划》,建立“工程遗留问题跟进记录”,并随时将工程遗留问题通知开发商。
⑵.制订《专业机房管理规定》:强电专业(变配电室、柴油发电机房)、弱电专业(电话机房、电梯机房、卫星电视机房、电脑机房)、空调生活水专业(空调机房、新风机房、生活水箱间、中水处理机房、消防泵房、污水泵房、隔油池)。
⑶.联系物业办公用房,确定装修方案,并负责跟进装修施工进度。
⑷.制订《项目接管验收细则》,建立“验收单元交接书”,按专业、具体内容划分。
⑸.建立业主(使用人)二次装修“装修质量验收表”。
⑹.从项目工地施工队中选拔对该项目工程了解全面的专业技术人员,聘用至工程部。
⑺.经理带领部门主管、员工学习、熟悉物业内全部工程、设备内容。
⑻.编制《部门运作手册》:人员编制、岗位职责(经理、主管<强电、弱电、空调水、土建>、领班<强电、弱电、空调水、土建>、技工<强电、弱电、空调水、土建>、工作程序、管理制度)
⑼.制订《设备运行保养检修计划》(各专业设备),建立“设备保养卡”、“设备保养计划表”

二、联系政府部门

1.        联系工商所,办理企业营业执照
2.        联系税务所,办理税务登记
3.        联系银行,开通公司帐号
4.        联系劳动局,电梯审检,领取合格证、特殊工种报检(开发商)
5.        联系无锡市居住小区办公室,核准《公约》
6.        联系供电局,确定供电方案及价格(开发商)
7.        联系自来水公司,确定供水方案及价格(开发商)
8.        联系节水办,确定节水方案(开发商)
9.        联系煤气公司,确定通气方案及价格(开发商)
10.联系热力公司,确定供热方案及价格(开发商)
11.        联系电话局,电话报装开通及产权分界
12.联系交通大队,报车场管理方案
13.联系邮电局,为物业通邮
14.联系环卫局,落实垃圾清运价格、方式
15.联系绿化队,确定绿化维护方案及总体费用(开发商)
16.联系物价局,报物业管理收费标准(开发商)
17.联系当地派出所,报社区门牌号码(开发商)
18.联系外管局,报涉外关系(开发商)
19.联系广电局,报光缆信号传输相关手续(开发商)
20.联系公安局,报内保关系
21.联系安全局,报卫星电视的涉外节目(开发商)
22.联系防疫站,报检生活水箱,取合格证(开发商)

三、协调开发单位

1.确定收楼时间
2.确定物管费的起计日期
3.前期工程遗留问题的解决
4.办理大厦前期工作资料、重要文件、产品说明、各类证书的移交与交接工作:

△产权资料

来源:蜂巢物业网,房地产的产权资料是国家房地产部门依法对各类房地产进行管理的依据;是房地产管理部门确认产权,税务部门依法征税,司法部门处理产权纠纷的必要凭证;也是产权人参与产权租赁、交易、抵押的必要凭据;公司将以产权资料为依据,收取或分摊有关费用,行使管理职能,防止发生私拆、乱改、违章搭建,损坏房屋结构和公共设施等行为,维护公有设施,共有部位和绿地不受侵犯,维护广大业主的权益。接管验收时检索提交的产权资料主要有:
⑴.项目批准文件
⑵.用地批准文件
⑶.建筑执照
⑷.拆迁安置资料
⑸.房地产平面图
⑹.面积测绘报告
⑺.小业主姓名、产权、单元号、建筑面积清单

△市府验收合格资料

⑴.建设工程竣工验收证书
⑵.市建筑消防验收合格证
⑶.市小区办综合验收合格证
⑷.用电许可证
⑸.供用电协议书
⑹.卫星地面接收设施许可证
⑺.电视共用天线合格证
⑻.电梯使用合格证

△工程技术资料

技术资料是物业接管验收时对物业进行质量检验的依据。公司在接管验收时,必须根据有关技术资料来进行检验。接管验收时提交的工程技术资料主要有:
⑴.竣工图-包括总平面图、建筑、结构、设备、给排水、通风空调、强电、弱电、附属工程及隐蔽管线的全套图纸
⑵.地质勘察报告
⑶.工程合同及开工、竣工报告
⑷.工程预决算清单
⑸.图纸会审记录
⑹.工程设计变更通知(包括质量事故处理记录)
⑺.隐蔽工程验收签证
⑻.沉降观察记录
⑼.竣工验收证明书
⑽.钢材、水泥等主要材料的质量保证书
⑾.新材料、构配件的鉴定合格证书
⑿.水、电、采暖、卫生器具等设备的检验合格证书
⒀.砂浆、混凝土试块试压报告
⒁.供水、供暖的试压报告
⒂.园林绿化的图纸和清单
⒃.设备清单、安装调试记录、使用注意事项说明、质保书和保修单
⒄.有关政府部门对分类项目的批文
⒅.有关工程项目的其他重要技术决定和文件

△须移交公司管理的资料

⑴.用水申请审批表及月供水计划执行表
⑵.机电设备单台说明书、调试、订购合同
⑶.分摊面积、建筑面积的测绘报告

四、确定外包项目

1.从开发商处接管《成品保护协议》,对外现有成品保护人员进行管理。
2.调研保险公司,对物业投保“财产一切险”、“机器损坏险”、“公众责任险”,签订《保险合同》
3.调研外委保洁公司(三家以上),签订《保洁合同》
4.调研外委绿植租摆公司(三家以上),签订《绿植租摆协议》
5.调研灭虫、灭鼠公司(三家以上),签订《消杀协议》
6.调研秩序维护员公司(三家以上),签订《外保合同》
7.调研电梯公司,签订《电梯维保合同》
8.视物业具体情况,联系配电室对外承包单位,签订《配电室承包协议》
9.视物业具体情况,联系水处理对外承包单位,签订《水处理合同》
10.视物业具体情况,联系化粪池清掏单位,签订《化粪池清掏协议》
11.        视物业具体情况,联系干、湿垃圾清运单位,签订《垃圾清运协议》
12.视物业具体情况,联系汽车清洗、保养单位,签订《洗车台租赁协议》
13.视物业具体情况,联系楼宇系统维保单位,签订《楼宇自控维保协议》

五、正式接管验收

根据各项目的施工进度和小业主(或租户)入住的情况不同,开发商(或大业主)可视需要要求公司对其物业的部分楼层建筑装修、设备和系统进行验收接管,但项目的最终移交是在通过政府有关职能部门和开发商验收基础上以公司验收通过为准。

△物业验收条件

物业验收移交,必须满足以下条件:
1.提供被验收物业的竣工图(若尚未完成竣工图,必须提供最终的施工图,并附详细的设计修改说明)
2.提供被验收的设备、系统的操作说明、保养手册及其他有关资料
3.提供与承包商(或供应商)签署承包(供应)合同中有关技术条款
4.出示政府有关职能部门验收证明
5.提供承包商、厂商及供应商的地址、联系电话及联系人资料
6.提供必要的专业技术介绍和培训
7.提供所有测试、检验和分析报告
8.清洁被验收的场地、设备和机房

△拒绝验收

对以下情况,公司有权拒绝验收接管物业:
1.严重违反国家有关法规
2.未能通过有关政府职能部门的验收
3.工地与交付物业不能有效隔离
4.机房不能完全独立封闭
5.其他可能危及设备正常运行和入住人身安全的物业

△.缺陷整改

对在验收中发现的各种问题,包括工程未完事项、工程缺陷及由于成品未能有效保养引起的受损等情况,公司将会做详细的缺陷记录,以供开发商(或大业主)督促承包商(或供应商)进行整改,对不能进行整改的缺陷进行赔偿交涉。对问题比较严重的,则向开发商(或大业主)建议暂缓验收,待整改完成后重新验收。

△试运行

若部分设备或整个系统尚未通过最终的验收,但由于小业主(或租户)入住需要必须开启运行某些设备或系统,公司一般仅做实物验收,并严格按开发商(或大业主)的书面指令进行管理和操作,在此期间,技术上仍由承包商(或供应商)把关。若发生任何问题或意外,除公司人为原因外,责任由开发商(或大业主)及其承包商(或供应商)负责,对于重要设备或机房有必要签订临时试运行协议,清楚的列明有关各方责任,转载自蜂巢物业论坛。

△验收通过

被验收物业完好,设备及系统运行情况正常,所有指标均达到合同约定的要求,场地、设备和机房均清洁干净,经有关各方书面确认验收通过,开发商(或大业主)应督促承包商(或供应商)移交所有的钥匙、备品备件和专用工具,物业正式交由公司接收管理。

△保修期

按正常情况,物业整体验收结束,正式进入保修期,但物业验收往往是一段相当长的过程,在此期间,有些设备可能会因先期投入运行或其他原因已经进入保修期,故需要开发商(或大业主)与其承包商、供应商协议约定整个项目的保修期起始日期,书面通知公司,而在此之前进入保修期的部分设备和系统,若需要签续保合同,开发商(或大业主)应酌情予以补偿。

△一般操作和维修保养手册递交要求

承包单位在物业移交前,须递交设备/系统的操作和维修保养手册(以下简称“手册”),以确保公司操作人员能尽快掌握验收设备/系统的操作和管理,一般有以下要求:
1.        承包单位须在设备/系统验收前一个月递交手册,以便公司的操作人员有时间了解该验收设备/系统的基本情况。
2.        手册内所有内容应以中文编印,文字、插图和表格等效果清晰。
3.        每一系统应独立成册,以减少每册的厚度,不同内容或章节应以塑料索引标签分隔,并附有清楚的目录指示,以便操作人员翻查参考。
4.        为使手册便于使用,并经得起日常维修的工作环境下多次反复翻阅而不易破损,手册应采用优质的A4标准纸张编印,配上坚硬的封面和书背,并以胶质塑料或其它耐磨损的材料作保护。
5.        手册须同时附有本项目的“竣工图”目录,按所属系统分列在有关系统的章节内。如某一图纸同时适用于多个系统时,则需在每个有关系统章节内同时列出。若递交手册时尚未完成竣工图,必须提供最终的施工图,并附详细的设计修改说明,竣工图最迟必须在免费保修期开始后的六个星期内呈交。
6.        系统操作需提供的技术资料(至少包括以下内容):
⑴.系统正常运作程序和在不正常情况时的应变程序。
⑵.详尽介绍每个独立系统如何调节、控制、监察和调校说明。
⑶.系统内所有管道和接线图,并说明主要设备和部件的规格和功能。
⑷.提出每个系统的可调节部件和保护装置的最初调校参数,并预留一定的空位以便加插最后调定的参数。
⑸.系统中有关供电,配电屏和控制屏的详细说明。
7.设备操作需提供的技术资料(至少包括以下内容):
⑴.设备正常启闭程序和出现异常情况时停机程序。
⑵.详尽介绍每台独立设备如何调节、控制、监察和调校说明。
⑶.所有设备原厂所发的随机文件、图纸资料,包括每块电路板的电路图,以及所有电子元件的布置图。如有需要,还需提供部件分解图,以显示各部件的位置。
⑷.列出所有设备的生产制造厂商、型号、系列编号、经调试运行后所设定的参数。
⑸.所有设备的产品说明书、合格证书、生产厂测试报告以及性能指标图表等资料。
8.系统/设备维修保养需提供的技术资料(至少包括以下内容):
⑴.所有系统/设备检查手册。
⑵.设备更换部件的程序和要求。
⑶.从整个系统到设备的维修保养说明,调校的操作程序和寻找故障的方法。
⑷.执行运作和维修保养程序时应特别注意事项。
⑸.常见故障处理和解决方法。
⑹.提出系统/设备保养制度,列明主要设备每天、每周、每月、每季、每年及五年需记录和维护保养内容和方法。
9.安全保险需提供技术资料(至少包括以下内容):
⑴.各类设备的保护操作程序。
⑵.对各项系统操作时可能发生的事故危险应作的预防、应变和保护措施说明。
-  电气事故保护
-  机械事故保护
-  火灾和爆炸事故保护
-  化学事故保护
-  在处理燃料和化学物品时出现的事故保护
-  急救和事故报告
10.现在任何设备或控制系统所采用的电脑专用软件,需提供的技术资料:
⑴.软件内容目录表打印本。
⑵.流程图、数据表和程序说明。
⑶.特殊的软件和工具的使用说明。
⑷.程序设计和系统使用手册。
⑸.应用的基本软件、专用工具和通用软件资料,便于业主进一步修改和发展软件。
11.列出每一种型号的设备、材料和附件的供应厂和代理商名单,并详细列明这些厂商的地址、电话及图文传真号码。
12.列出承包单位提供给业主的所有备品、备件和专用工具清单。
发表于 2015-9-15 08:25:50 | 显示全部楼层
{:soso_e179:}
发表于 2015-9-15 08:51:49 | 显示全部楼层
{:soso_e179:}
发表于 2015-9-15 08:59:00 来自手机 | 显示全部楼层
太好了,给菜鸟指明了方向
发表于 2015-9-15 09:17:32 | 显示全部楼层
{:soso_e179:}
发表于 2015-9-15 09:26:44 | 显示全部楼层
棒棒的,学习了。
发表于 2015-9-15 11:35:56 | 显示全部楼层
很好学习呀
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