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世邦魏理仕物业公司行政综合部工作手册

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发表于 2015-6-25 00:00:29 | 显示全部楼层 |阅读模式
世邦魏理仕物业公司行政综合部工作手册
第一章 行政综合部架构及岗位职责
1.1 部门架构及人员编制 ………………………………………………………………………………4
1.2 岗位职责
1.2.1 综合管理部副经理/经理岗位职责……………………………………………………………5-6
1.2.2 综合管理部行政/人事助理岗位职责…………………………………………………………6
1.2.3 综合管理部行政助理兼仓管岗位职责 ………………………………………………………7
1.2.4 综合管理部行政助理兼采购岗位职责 ………………………………………………………7
1.2.5 综合管理部会计岗位职责 ……………………………………………………………………8
1.2.6 综合管理部出纳岗位职责 ……………………………………………………………………8
1.2.7 综合管理部车场收费员岗位职责 ……………………………………………………………9
第二章  各部门人员岗位聘任标准
2.1 总经办
2.1.1 总物业经理聘任标准 …………………………………………………………………………10
2.1.2 副总物业经理聘任标准 ………………………………………………………………………10
2.2 物业服务部
  2.2.1 物业经理/副物业经理聘用标准………………………………………………………………10
  2.2.2 客服经理聘任标准 ……………………………………………………………………………10
  2.2.3 物业主任聘任标准 ……………………………………………………………………………11
  2.2.4 物业助理聘任标准 ……………………………………………………………………………11
  2.2.5 客服助理聘任标准 ……………………………………………………………………………12
2.3 工程维修部
  2.3.1 工程经理/副经理聘任标准……………………………………………………………………12
  2.3.2 工程主任/副主任聘任标准……………………………………………………………………12
  2.3.3 工程技工领班聘任标准 ………………………………………………………………………13
  2.3.4 工程文员聘任标准 ……………………………………………………………………………13
  2.3.5 弱电技工聘任标准 ……………………………………………………………………………13-14
  2.3.6 强电技工聘任标准 ……………………………………………………………………………14
  2.3.7 空调技工聘任标准 ……………………………………………………………………………14
  2.3.8 水工聘任标准 …………………………………………………………………………………14-15
2.4 楼宇管理部  
2.4.1 楼宇经理/副经理聘任标准……………………………………………………………………15
  2.4.2 楼宇主任/副主任聘任标准……………………………………………………………………16
  2.4.3 楼宇领班/副领班聘任标准……………………………………………………………………16
  2.4.4 楼宇管理助理聘任标准 ………………………………………………………………………16-17
2.5 综合管理部
  2.5.1 综合管理部经理/副经理/主任聘任标准 …………………………………………………… 16-17
  2.5.2 人事/行政助理聘任标准 ………………………………………………………………………17
  2.5.3 前台(兼仓管)聘任标准  ……………………………………………………………………17
  2.5.4 采购员聘任标准…………………………………………………………………………………18
  2.5.5 会计聘任标准……………………………………………………………………………………18
  2.5.6 出纳聘任标准……………………………………………………………………………………18
  2.5.7 车场收费员聘任标准……………………………………………………………………………18-19
第三章  行政综合部工作程序
3.1 人员招聘规定与程序…………………………………………………………………………………20
3.2 新员工入职程序………………………………………………………………………………………20
3.3 档案管理………………………………………………………………………………………………21
3.4 试用期工作表现及员工转正…………………………………………………………………………21
3.5 考勤管理程序…………………………………………………………………………………………21-22
3.6 各类假期的规定………………………………………………………………………………………22-23
3.7 违纪处理程序…………………………………………………………………………………………23-24
3.8 员工离职管理…………………………………………………………………………………………24
3.9 培训管理 ……………………………………………………………………………………………25
3.10 办公用品采购………………………………………………………………………………………25-26
3.11仓库的管理规定及出库程序………………………………………………………………………27
3.12 员工制服管理规定…………………………………………………………………………………27-28
3.13 员工宿舍的管理规定………………………………………………………………………………29
3.14 打印及复印纸使用规定……………………………………………………………………………30
3.15 电话及传真机的使用管理规定……………………………………………………………………30
3.16 电脑的使用管理规定………………………………………………………………………………30
3.17 手机的使用管理规定………………………………………………………………………………31
3.18 药箱的使用管理规定………………………………………………………………………………31
3.19 微波炉的使用管理规定……………………………………………………………………………31
3.20 办公区域环境卫生管理制度………………………………………………………………………32
第四章        员工手册………………………………………………………………………………………33-56
1.2   岗位职责
1.2.1 行政综合部经理/副经理岗位职责
直接上级:总物业经理/副总物业经理
直接下级:人事行政助理、行政助理兼仓管、行政助理兼采购、会计、出纳
岗位职责:
1)协助总物业经理/副总物业经理确定管理处架构、人员编制,制定管理处的人事制度、员工手册及各项规章制度。
2)协调员工与管理处的劳资关系,及时作出改善建议和措施标准,上报总物业经理/副总物业经理。
3)负责审核各用人部门提出的员工需求计划,严格执行管理处编制,及时完成管理处各部门员工的替补和增聘工作,保证管理处用人部门岗位工作的正常进行。
4)建立详细有效的管理处员工资料档案,保证管理处所有员工(包括在职及离职员工)的人事资料随查随用。
5)组织制定员工培训规划,审核年度培训方案,规划培训费用的使用。
6)评估及考核各部门员工的工作业绩,检查员工对管理处员工手册和各项规章制度的遵守情况。
7)协助总物业经理/副总物业经理定期审核员工表现,提出员工晋升、降级或纪律处分的奖惩意见。
8)依据国家、省、市级有关方针政策,保证员工劳动条件、工资待遇及福利水平符合劳动法规的要求。
9)与深圳中智经济技术合作有限公司(派遣公司)建立良好合作关系,及时领会有关政府实施的最新劳资政策,及注意政府各项劳动政策法规的变动,及时做出相应措施上报总物业经理/副总物业经理。
10)按时准确编报员工人数和各项劳动工资月、季、年报表,并负责做好福利的统计、核发工作。
11)切实执行工资保密制度,保证员工工资按时发放。
12)负责员工养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险和相关福利的协助办理及调转工作。
13)负责管理处工资管理及有关资料的建立与记录。
14)管理考勤机做好正确的考勤记录,核查部门上报的考勤表,根据员工出勤情况核算员工工资并及时报告员工考勤违纪情况。
15)根据总物业经理/副总物业经理指示执行人员的工资调整、转正、定级等工资变更工作。
16)掌握在岗人员的配备、余缺状况,制定调配计划报总物业经理/副总物业经理批准后具体实施。
17)收集应聘人员资料并分类归档,初试及评估求职人员的适应性及时推荐给总物业经理/副总物业经理复试。
18)办理员工入职、离职、解聘、调动等异动手续,收集管理员工各类人事存档证件。
19)发放新员工员工证(胸卡)、考勤卡、配备制服等有关证件。
20)制定综合管理部各种表格,安排本部门办公用品的领用。
21)组织新入职员工进行入职培训,引导新员工尽快熟悉世邦魏理仕*项目的工作环境。
22)汇总各部门提交的办公物品采购计划,检查库存余量。
23)指导前台(兼仓管)、采购员工作,对下属人员行为负责。
24)完成管理处总物业经理/副总物业经理交付的其他行政工作。
1.2.2 行政/人事助理岗位职责
直接上级:行政综合部经理/副经理
直接下级:无
岗位职责:
1)学习掌握国家有关人事、劳资各项政策、法令和上级有关文件。
2)掌握公司各部门人员的编制、职务和名单,制做公司员工卡片,建立员工的花名册并随人员变动及时调整,做到随时增减。
3)负责深入各部门了解定员。
4)负责准备员工聘用确认书,协助办理员工的劳动合同签订、续订工作。
5)执行综合管理部制定的有关人事工作的规章、程序和制度。
6)负责管理人事档案的归档收集工作。
7)按政策规定做好公司员工的转正、定级、晋升、降职工作,做到不重不漏,准确无误。
8)根据公司员工人数的增减变化,逐月统计公司工资总额,并在每月10日以前汇总工资发放数额,记好月工资台帐。
9)逐月统计公司员工的出勤情况,检查并完成公司每月考勤统计工作。
10)做好公司内员工奖惩材料的核实收集工作,上报部门经理。
11)协助部门经理做好人员的日常招聘工作。
12)根据个别工种的缺员情况,在部门经理同意后,在各部门之间合理调配。
13)掌握并熟悉公司内员工的基本情况,及时提出公司内人员余缺调配的意见。
14)定期统计上报人事变动数据及人员现状,为部门经理及时调整劳动定员提供依据。
15)办理员工外调工作,负责向部门经理汇报调进人员的政治素质技能水平及身体情况。
16)办理员工招聘、考核、奖惩、辞退工作,负责为员工办理退休手续。
17)认真学习掌握国家、省、市有关的政策法规,做好各种社会保险工作,并对员工劳动保险工作进行综合管理。
18)负责对公司调入、调出员工的养老保险清单进行审查、登记及转移协调工作。
19)监督、审查公司各项福利津贴的发放工作。
20)综合管理部所有资料的存档。
21)严格执行保密制度,做好各项保密工作。
22)参与质量管理体系的具体策划和目标、指标统计,并监督实施;负责体系策划实施情况检查。
23)完成部门经理交办的其它工作。
1.2.3 行政助理兼仓管岗位职责
    直接上级:综合管理部经理/副经理
    直接下级:无
岗位职责:
1)负责本部门的仓库管理工作,严格执行公司有关的物品的出入库手续,严禁先提货后办手续;
2)协助编制物资库存量的申购计划,做到合理库存,不积压资金;
3)认真验收,仔细核对,遇有货、单不符现象及时与采购人员联系;
4)对于购入的物品分类进行合理摆放,并做好相应的标识,保证各部门的领用物品及时,快捷;
5)验货后要及时登记入帐,做到帐目清楚,帐实相符,不得有积攒现象,做到日清月结,月末要将库存商品盘点,并将盘点表及时上交综合管理部经理处及财务处对帐。
6)对仓库的清洁卫生做好防火、防潮、防晒、防水、防虫、防盗等防护措施,确保物品质量和库房安全;
7)对物品的保管和收发负有重要责任,加强控制审查各部门领用物品的审批手续、数量、严格把关,节约消耗,并严格验证审批人的签名式样,对手续欠妥者,一律拒发。
8)对固定资产和低值易耗品要建立一物一卡的登记记录,做好其收存、发放、报损等手续,定期进行盘查各部门/单位固定资产、制服配备、工具等。
9)每月接受直接上级对仓库进行一次全面检查;
10)所有商品均属公共财务,禁止偷拿商品,将商品据为己有,否则将追究其本人法律责任;
11)根据各部门工作需要和特殊要求,订购有关业务知识书籍。
12)协助行政/人事助理做好员工入职、离职手续。
13)做好前台及宿舍卫生检查工作。
14)完成部门经理交办的其它工作。
1.2.4 行政助理兼采购岗位职责
直接上级:综合管理部经理/副经理
直接下级:无
岗位职责:
1)负责世邦魏理仕*项目所需各类办公物品的采购工作;
2)负责建立各类办公物品的采购供应渠道,严格审查各类供应商资质和信誉,提供上级确定;
3)随时掌握各类办公物品的市场价格趋势,随时对比其他供应商价格,在保证质量的前提下,选择价格最低的供应商,并提交上级审核。
4)建立各类办公物品采购档案,认真记录有关物品价格、供应商联系人、联系电话等内容,以便随时查阅。
5)完成部门经理交办的其他工作。
1.2.5 会计岗位职责
    直接上级:行政综合部经理/副经理
直接下级:出纳
岗位职责:
1) 负责审查各种原始凭证和填写会计记帐凭证,负责登记总帐和明细帐,保持帐面整洁、清晰,保证帐证相符、帐帐相符、帐表相符;
2)合理、准确计算各管理处的收入、成本及税费等,对各管理处进行成本核算,如实反映公司及各管理处的经营成果;
3)负责编制管理处的会计报表及其它表格,并按时上报公司领导;
4)严把费用报销和拨付款审核关,对不合理的支出不得办理会计手续,对原始单据不正当手续不完备的应退还经办人补办;
5) 负责办理计税、报税事务及相关证照的登记、变更和年审等事宜;
6) 按国家有关会计档案管理规定,对会计记帐凭证、帐簿和报表等会计资料进行整理装订成册,编好目录,按规定的保管期限妥善保管;
7)对公司应收、应付款项,及时催收报帐,发现问题及时上报行政主任;
8) 完成上级领导交办的其它工作任务。
1.2.6 出纳岗位职责
    直接上级:行政综合部经理/副经理
    直接下级:车场收费员
    岗位职责:
1)负责管理处现金、银行存款和其它货币资金的收入、付出和清算工作;
2)根据已办理完毕的收、付款会计凭证,接时间先后和凭证顺序号及时登记现金、银行存款日记帐。现金日记帐必须逐日结出余额,做到帐实相符。银行存款日记帐要定期结出余额,与会计和银行核对,对未达帐项权及时查明原因,做出调节表;
3) 保管好库存现金、空白支票和其它有价证券,如有短缺,应及时向领导汇报,查明原因,妥善处理。负责保管好保险柜钥匙,不泄露保险柜密码和秘密;
4) 签发银行付款票据时,必须严格审核款项用途,对不合理开支有权拒付。严禁签发空头支票,不得将帐户出租、出借给任何单位和个人办理结算业务;
5) 根据规定进行错帐更正,保持帐面整洁,字迹清晰;
6)负责掌握公司现金、银行存款的结余情况,根据需要编制现金、银行存款余额报表;
7) 完成上级领导交办的其它工作任务。
1.2.7 停车场收费员岗位职责
直接上级:出纳
直接下级:没有
岗位职责:
1) 车场收费员岗位职责严格遵守公司的考勤制度,做到不迟到,不早退。
2) 当值时按规定着装,保持着装整齐。
3 )认真执行车辆停放收费制度,坚持原则,不得徇私舞弊。
4) 礼貌待人,热情服务,做到钱票相符,日清月结。
5) 认真做好财务的保管工作,防止财务被盗。
6 )认真做好交接工作(如清点停车场内车辆、清点现金、发票等),并做好详细记录。
7) 协助停车场楼宇管理助理维护停车场秩序,保证车辆安全。
8) 严禁无关人员进入收费室,禁止在收费岗位上会客、聊天,做任何与工作无关的事。
9) 不得擅自离开岗位,如确实要离开岗位时,应通知相关的人员顶岗。
10)爱护收费室内的设施设备,保持室内的物品摆放整齐并做好室内的清洁工作。
11)完成上级领导交办的其他事项。
第二章    各部门人员岗位聘任标准
2.1     总经办
2.1.1 总物业经理
聘任标准:(略,CBRE总部派驻)
2.1.2 副总物业经理
聘任标准:(略,业主方派驻)
2.2     物业服务部
2.2.1   物业经理
聘任标准:
1)大专以上学历,年龄45岁以下(本岗位工作经验丰富者,学历、年龄可适当放宽);
2)5年以上专业工作经验,熟悉物业管理行业;
3)具有较强的物业服务意识,工作协调能力,处事果断,有较强的管理才能和组织协调能力。
素质要求:
1)基本素质:具备丰富的物业服务知识和较强的组织管理能力,责任心强,善于沟通协调。
2)自然条件:30岁以上,身体健康。
3)文化程度:物业管理服务专业大专以上或同等学历,受过物业服务管理的专业培训,具有物业服务经理岗位证书。
4)外语水平:英文四级以上水平。
5)工作经验:在高档商务大厦或四星级以上酒店中担任物业经理职位3年以上。
6)特殊要求:对现行物业服务管理政策、法规、条例,以及房地产、大厦设备设施等专业知识有较全面的了解。
2.2.2   客服经理
聘任标准:
1)大专以上学历,45岁以下(本岗位工作经验丰富者,学历、年龄可适当放宽);
2)五年以上物业管理工作经验,熟悉本专业业务,具备本专业证书;
3)有一定组织协调能力和管理水平,处事果断,有一定的电脑操作水平。
素质要求:
4)基本素质:具备较好的客户服务专业知识,责任心强,善于沟通,能协调相互关系,有一定的组织管理能力。
5)自然条件:25岁以上,身体健康。
6)文化程度:客户服务管理专业大专以上或同等学历,受过客户服务管理的专业培训。具有物业管理上岗证书。
7)外语水平:能用英文熟练对话,有一定的书面表达能力。
8)工作经验:在高档次商务楼宇或四星级以上酒店担任过客户服务主管或同等职位5年以上。
9)特殊要求:对现行客户服务管理政策、法规、条例等以及房地产、大厦设备设施等方面的专业知识有较好的了解。
2.2.3 物业主任
聘任标准:
1)大专以上学历,35岁以下(本岗位工作经验丰富者,学历、年龄可适当放宽);
2)三年以上物业管理工作经验,熟悉本专业业务,具备本专业证书;
3)有一定组织协调能力和管理水平,处事果断,有一定的电脑操作水平;
4)对现行物业管理政策、法规、条例,以及房地产、大厦设备设施等方面的专业知识有较全面的了解。
素质要求:
5)基本素质: 具备较好的楼宇和环境管理专业知识,有一定的组织能力,责任心强。
6)自然条件: 25岁以上,身体健康。
7)文化程度: 物业管理专业大专以上或同等学历,受过物业管理的专业培训,有物业管理上岗证书。
8)外语水平:英文中级以上水平。
9)工作经验: 在高档次商务楼宇从事物业主管(主任)工作3年以上。
10)特殊要求:具有一定的房地产、大厦设备设施及环境清洁、绿化美化的专业知识。
2.2.4  物业助理
聘任标准:
1)大专以上学历;30岁以下(本岗位工作经验丰富者,学历、年龄可适当放宽);
2)三年以上物业管理工作经验,熟悉本专业业务;具备本专业证书;
3)有一定组织协调能力和电脑操作水平。
素质要求:
4)基本素质:具备一定的物业管理专业知识,有较强的责任心。
5)自然条件: 22岁以上,身体健康。
6)文化程度: 物业管理专业中专以上或同等学历,受过物业管理的专业培训,具有物业管理上岗证书。
7)外语水平:英文中级以上水平。
8)工作经验:
9)特殊要求:
2.2.5  客服助理
聘任标准:
1)大专以上学历;30岁以下(本岗位工作经验丰富者,学历、年龄可适当放宽);
2)3年以上物业管理工作经验,熟悉本专业业务;具备本专业证书;
3)有一定组织协调能力和电脑操作水平。
素质要求:
4)基本素质:具备一定的客户服务知识,责任心较强,善于沟通和协调。
5)自然条件:22岁以上,身体健康。
6)文化程度:客户管理专业中专以上或同等学历,或受过客户服务专业培训。具有物业管理员岗位证书。
7)外语水平:英文中级以上水平,会基本会话。
5)工作经验:
6)特殊要求:
2.3   工程维修部
2.3.1 工程经理/副经理
聘任标准:
1)大专以上相关学历,年龄40岁以上(本岗位工作经验丰富者,学历、年龄可适当放宽);
2)5年以上相关专业管理工作经验,熟悉本专业业务,三年以上同等岗位经历;
3)处事果断,有较强的管理才能和组织协调能力。
素质要求:
1)基本素质:机电/空调/工程管理等专业,扎实的专业理论知识。
2)自然条件:40岁以上身体健康。
3)文化程度: 大专以上学历,工程师以上职称,具有高层楼宇各系统设备管理经历。
4)外语水平:初级以上英文水平
5)工作经验:8年以上大中楼宇工程管理经验。
6) 特殊要求:良好的沟通、协调、管理能力,熟悉工程费用核算,流利国语、粤语,熟练办公软件、AUTOCAD操作能力。
2.3.2 工程主任聘任标准:
1)大专以上学历,男性,35岁以下(本岗位工作经验丰富者,学历、年龄可适当放宽);
2)三年以上本专业工作经验,熟悉本专业技术及工作流程;
3)具有本岗位操作证书,有一定组织协调能力。
素质要求:
1)基本素质:机电/空调/工程管理等专业,扎实的专业理论知识。
2)自然条件:40岁以下身体健康。
3)文化程度: 大专以上学历,具有高层楼宇各系统设备管理经历。
4)外语水平:初级以上英文水平
5)工作经验:5年以上大中楼宇工程管理经验。
6)特殊要求:良好的沟通、协调、管理能力,熟悉工程费用核算,流利国语、粤语,熟练办公软件、AUTOCAD操作能力。
2.3.3工程文员
聘任标准:
1)大专以上学历,女性,年龄35岁以下(本岗位工作经验丰富者,学历、年龄可适当放宽);
2)三年以上工作经验,熟悉本专业业务;
3)具有一定的电脑操作水平和一定的协调能力。
素质要求:
1)基本素质:相关文秘经验。
2)自然条件:30岁以下身体健康。
3)文化程度: 大专以上学历,熟悉档案管理,文字表达能力强。
4)外语水平:初级以上英文水平
5)工作经验:2年以上大中楼宇文职工作经验。
6)特殊要求:良好的服务意识和沟通、协调能力。
2.3.4 工程技工领班
聘任标准:
1)高中以上学历,男性,35岁以下(本岗位工作经验丰富者,学历、年龄可适当放宽);
2)三年以上本专业工作经验,具有本专业操作技能;
3)有本岗位操作证书,有一定组织协调能力。
素质要求:
1)基本素质:各项管理、设备运行、维护、设计。
2)自然条件:30岁以下身体健康。
3)文化程度: 中专以上学历,具有制冷、机电维修、安装、运行专业知识。
4)外语水平:初级以上英文水平
5)工作经验:2年以上酒店工程工作经验。
6)特殊要求:良好的服务意识、施工保险。
2.3.5 强电技工
聘任标准:
1)高中以上学历,男性,35岁以下(本岗位工作经验丰富者,学历、年龄可适当放宽);
2)3年以上工作经验,具备高、低压电工操作证和技术操作水平。
素质要求:
1)基本素质:高低压电工运行与维修专业知识。
2)自然条件:25岁以上身体健康。
3)文化程度: 高中以上学历,熟练大厦电气设备运作,供配电系统经验。
4)外语水平:初级以上英文水平
5)工作经验:2年以上强电系统工作经验。
6)特殊要求:良好的服务意识和沟通、协调能力。
2.3.6 弱电技工
聘任标准:
1)高中以上学历,男性,35岁以下(本岗位工作经验丰富者,学历、年龄可适当放宽);
2)3年以上工作经验,具备音响、机务、楼宇自控等方面的专业知识和技术操作水平。
素质要求:
1)基本素质:电子电路、机电、维修。
2)自然条件:25岁以上身体健康。
3)文化程度: 高中以上学历,熟练操作弱电设备,良好的设备运行和维修能力。
4)外语水平:初级以上英文水平
5)工作经验:2年以上相关行业工作经验。
6)特殊要求:良好的服务意识和沟通、协调能力。
2.3.7 空调技工
聘任标准:
1)高中以上学历,男性,35岁以下(本岗位工作经验丰富者,学历、年龄可适当放宽);
2)3年以上工作经验,具备制冷操作证和技术操作水平。
素质要求:
1)基本素质:熟练掌握制冷/机电/维修专业知识。
2)自然条件:20岁以上身体健康。
3)文化程度: 高中以上学历,较强的设备操作/运行与维修实操能力。
4)外语水平:初级以上英文水平
5)工作经验:2年以上空调系统实践工作经验。
6)特殊要求:良好的服务意识和沟通、协调能力。
2.3.8 水工
聘任标准:
1)高中以上学历,男性,35岁以下(本岗位工作经验丰富者,学历、年龄可适当放宽);
2)3年以上工作经验;熟悉水暖等相关专业维修知识和技术操作水平。
素质要求:
1)基本素质:懂给排水/机电专业知识。
2)自然条件:20岁以上身体健康。
3)文化程度: 高中以上学历,持相关岗位技术证书。
4)外语水平:初级以上英文水平
5)工作经验:2年以上相关行业工作经验。
6)特殊要求:良好的服务意识和沟通、协调能力。
2.4 楼宇管理部
2.4.1楼宇管理经理/副经理
聘任标准:
1)大专以上学历,40岁以上(本岗位工作经验丰富者,学历、年龄可适当放宽);
2)5年以上工作经验,熟悉本专业业务;
3)具有较强的工作协调能力,处事果断,有较强的管理才能和组织协调能力。
素质要求:
1)基本素质:掌握保安、物业管理知识。
2)自然条件:35岁以上身体健康。
3)文化程度: 大专以上学历,有治安办案、安全管理技能。
4)外语水平:初级以上英文水平。
5)工作经验:3年以上大型综合物业安全、消防、监控管理或五星级酒店保安管理工作经验。
6)特殊要求:有较强的决策、协调、组织、创新能力,书面/口头表达能力强。
2.4.2楼宇管理主任/副主任
聘任标准:
1)大专以上学历,35岁以下(本岗位工作经验丰富者,学历、年龄可适当放宽);
2)3年以上工作经验,熟悉本专业业务;
3)有一定组织协调能力和管理水平,处事果断,有一定的电脑操作水平。
素质要求:
1)基本素质:掌握保安、物业管理知识。
2)自然条件:30岁以上身体健康。
3)文化程度: 大专以上学历,了解治安办案规定和技巧。
4)外语水平:初级以上英文水平。
5)工作经验:3年以上大型综合物业安全、消防、监控管理或五星级酒店保安管理工作经验。
6)特殊要求:具有决策、协调、组织、创新能力,书面/口头表达能力强。
2.4.3楼宇管理领班/副领班
聘任标准:
1)高中以上学历,男性,35岁以下,五官端正,身高175CM以上;
2)为人正派、无不良记录;具有一定的组织协调能力和保安工作经验。
素质要求:
1)基本素质:全面掌握消防、安全专业知识。
2)自然条件:25岁以上身体健康。
3)文化程度: 高中以上学历,较强的消防安全操作技巧和良好的管理技能。
4)外语水平:初级以上英文水平
5)工作经验:2年以上安全、消防、监控管理工作经验。
6)特殊要求:有协调、组织、创新能力,书面/口头表达能力强。
2.4.4楼宇管理助理
聘任标准:
1)高中以上学历,男性,35岁以下,五官端正,身高173CM以上;女性,30岁以下,五官端正,身高163CM以上。
2)为人正派、无不良记录,具备应变能力和保安工作经验优先。
素质要求:
1)基本素质:掌握安全管理知识。
2)自然条件:20岁以上身体健康。
3)文化程度: 初中以上学历。
4)外语水平:无。
5)工作经验:具有大型综合物业的安全、消防管理工作经验。
6)特殊要求:口头表达能力强,头脑灵活。
2.5 综合管理部
2.5.1 综合管理部经理/副经理
聘任标准:
1)具有大专以上学历,有本岗位5年以上工作经验。
2)能够主持行政、人事全面工作、有本部门工作、计划安排、检查、落实总结等工作的能力。
3)能够协助总经理做好人事、采购的联络、协调工作,有协调公司各部门行政工作,督办、查办有关规定及措施落实能力。
4)有较强的组织管理能力,熟悉人事、劳资管理及相关国家法律、法规,熟悉人事管理制度及劳动用工制度政策法规及人员招聘,人事劳资管理工作。
5)有较强的沟通能力,处事灵活,考虑问题周全、精细,有同时处理多项事物的能力。
素质要求:
1)基本素质:具备丰富的行政人事管理专业知识,责任心强,善于沟通,并能协调各部门
的相互关系,具有相当的组织管理能力。
2)自然条件:30岁以上,身体健康。
3)文化程度:行政管理专业大专以上或同等学历,受过行政、人事管理的专业培训。具有行业岗位证书。
4)外语水平:中级以上英文水平。
5)工作经验:5年以上大型物业或四星级以上酒店中担任过综合管理部主管工作经验。
6)特殊要求:对现行各种人事管理政策、社会保险制度及办理程序,以及现代企业行政管理等方面的专业知识有较全面的了解。
2.5.2  行政人事助理
聘任标准:
1)大专以上学历(本专业工作经验丰富者,学历可适当放宽);
2)3年以上人事工作经验,熟悉劳动和社会保障管理专业的政策法规;
3)具有本岗位管理专业相关证书,有一定组织协调能力和电脑操作水平。
素质要求:
1)基本素质:具备相当丰富的人事管理专业知识,责任心强,善于沟通,并能协调各部门的相互关系,具有相当的组织管理能力。
2)自然条件:35岁以下,身体健康。
3)文化程度:行政管理专业大专以上或同等学历,受过行政、人事管理的专业培训。具有行业岗位证书。
4)外语水平:初级以上英文水平。
5)工作经验:2年以上大型物业或四星级以上酒店担任过人事工作经验。
6)特殊要求:对现行各种人事管理政策、社会保险制度及办理程序等方面的专业知识。
2.5.3行政助理兼仓管
聘任标准:
1)具有中专以上学历,有本岗位2年以上工作经验。
2)头脑灵活,考虑问题周全、精细,有同时处理多项事物的能力。
   素质要求:
1)基本素质:责任心强,属于沟通和表达;
2)自然条件:35岁以下,身体健康;
3)文化程度:大专以上学历。
4)外语水平:初级以上英文水平。
5)工作经验:2年以上仓库管理工作经验。
6)特殊要求:
2.5.4 行政助理兼采购
聘任标准:
1)具有大专以上学历,有本岗位2年以上工作经验。
2)有行政人事工作、检查、落实等工作的能力。
3)能够协助经理做好与外界的联络、协调工作。
4)有协调各部门工作,督办、查办有关规定及措施落实能力。
5)处事灵活,考虑问题周全、精细,有同时处理多项事物的能力。
素质要求:
1)基本素质:具备相当丰富的采购供应专业知识,责任心强,善于沟通。
2)自然条件:35岁以下,身体健康。
3)文化程度:采购供应专业中专以上或同等学历。
4)外语水平:初级以上英文水平,能阅读普通说明书。
5)工作经验:2年以上高档大型物业管理或四星级以上酒店中担任过采购员工作。
6)特殊要求:对现代化物业的材料供应渠道有较全面的了解。
2.5.5 会计:(业主方派驻,略)
2.5.6 出纳
聘任标准:
1)中专以上学历,助理会计师职称(财务专业经验丰富者,学历、职称可适当放宽);
2)3年以上财务专业工作经验,熟悉财务制度和有关法规;
3)有一定的电脑操作水平,为人正派、诚实。
素质要求:
1)基本素质:熟悉与财务相关的法律、法规
2)自然条件: 35岁以下,身体健康。
3)文化程度: 财会类大专以上毕业。
4)外语水平:初级以上英文水平。
5)工作经验:3年以上同等职务工作经验。
6)特殊要求: 良好的职业操守和服务意识,工作严谨、细心。
2.5.7 车场收费员
聘任标准:
1)高中以上学历,男性,35岁以下,五官端正,身高173CM以上;
2)为人正派、无不良记录,具备应变能力和保安工作经验,有车场收费经验者优先。
素质要求:
基本素质:掌握安全管理知识。
1)自然条件:20岁以上,身体健康。
2)文化程度: 初中以上学历。
3)外语水平:无。
4)工作经验:具有大型综合物业的安全、消防管理工作经验。
5)特殊要求:口头表达能力强,头脑灵活。
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 楼主| 发表于 2015-6-25 00:00:30 | 显示全部楼层
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第三章   综合管理部工作程序
3.1  人员招聘规定与程序
3.1.1 目的
确保按照公司的人事政策--从业经验、忠诚度、操守、敬业、业绩--招聘录用到符合物业管理需要人才。
3.1.2 适用范围
适用于管理处各部门员工的招聘录用工作。
3.1.3 内容
1)招聘规定
A、录用原则:以“宁缺勿滥”为原则,根据工作需要,在核定编制内,录用能胜任本岗位工作,素质较高人员,并充分考虑聘用人员年龄、专业、知识层次等。被用人员一律实行劳动合同制。
B、录用办法:采取公开招聘,严格考核,择优录用,以社会招聘、人才交流中心、本公司员工推荐、自荐等录用办法。
2)招聘程序
A、用人部门出现职位空缺时,由部门经理书面填写《人力资源需求申请表》,陈述该职务的工作性质,素质要求、人数,交综合管理部审核,由综合管理部上报总物业经理/副总物业经理批准,获准后综合管理部办理跟进。
B、如空缺职位需由内部进行调整,必须尽快通知综合管理部,以避免重复招聘。
C、参加面试的人员填写《职位申请表》,由各用人部门经理及综合管理部经理一起对参加面试人员进行初试,由用人部门经理、综合管理部经理分别在《面试评定表》签字,最后再由副总物业经理/总物业经理复试批准,方可录用。
3.2  新员工入职程序
1)应聘人员体检合格,到综合管理部办理入职相关手续。部门接到综合管理部开出员工入职通知书方能上岗。
2)新员工需在入职当日按指定时间准时到综合管理部报到,报到当日,需带齐以下物品:身份证、毕业证、专业技术证书、一寸彩照4张,指定银行卡账号复印件。
3)综合管理部负责办理入职手续:
向新员工发放以下物品,其中包括:录入指纹、胸卡、制服、宿舍钥匙、员工手册、文具等,并进行相应登记签字,同时需向新员工简要介绍其岗位职责。
4)综合管理部在办理完上述入职手续后,需在《员工花名册》上登记新员工到职日期等相关资料。
5)综合管理部根据服装配置情况(实际试穿),汇总需定做的制服、工卡等情况,统计其数量、金额,并报之总物业经理/副总物业经理,在得到总物业经理/副总物业经理的签字批准后,方可向供应商下单定做。
6)由综合管理部安排对新入职员工进行统一入职培训,并签署承诺书。
7)新员工在办理完入职手续后到所在部门报到。
注:
1)综合管理部在向员工发放相关物品时,必须作好登记,并由领用员工本人签字确认。
2)新员工必须保证阅读下发的各种文件资料,并签署《员工手册》回执。
3.3  档案管理规定
3.3.1 目的
维护管理处经济利益、合法权益和历史真实面貌的完整、真实。
3.3.2 适用范围
管理处培训计划统计,人事劳动合同(或者说聘用确认书)、考勤统计表、工资,物资供应及文件往来。
3.3.3 内容:人事档案管理
1)为加强员工档案建立和管理,对员工档案实行集体管理。
2)负责档案收集、鉴别和整理员工档案材料。
3)熟悉员工档案,为人事工作提供参考依据。
3.4  试用期内工作表现及员工转正
3.4.1 目的
完善管理体制。
3.4.2 适用范围
适用于试用期员工。
3.4.3 内容
1)员工在试用期内的工作表现将直接影响是否转正及转正后工资。其考核范围将包括业务绩效、专业知识、出勤记录、工作态度等。
2)试用期满前,部门经理将根据员工的试用期表现填写《员工个人鉴定表》、《员工转正评估表》,由部门考核及评估,综合管理部建议工资标准报总物业经理/副总物业经理签字确认。
3.5  考勤管理程序
3.5.1 目的
规范考勤管理制度,保证管理处日常工作和业务开展正常。
3.5.2 适用范围
适用于对管理处全体员工的考勤管理。
3.5.3   内容
1) 工作时间
A、严格执行公司标准工作时间,每天8小时,每周工作40小时,特殊工种员工的工作时间可由所属部门根据工作需要安排。
B、严格执行上下班指纹打卡制度。
C、迟到、早退30分钟以上者,按旷工半天处理,4小时以上者按旷工1天处理。
2)考勤管理
A、考勤以部门为单位,各部门指派一名工作认真负责、公正无私人员担任兼职考勤员。
B、月未由考勤员根据员工打卡实际情况做本月考勤表,并由部门经理审核签字,综合管理部进行核查,如发现故意漏报、错报等弄虚作假行为,一律严肃处理,并追究连带责任。
C、考勤中发生的正常病假,需提供区以上医院出具病假证明为证,否则按旷工处理。
D、考勤中发生的正常的年休假、事假等需有本部门经理及综合管理部经理认可,并由副总物业经理/总物业经理经理签字批准,否则按旷工处理。
E、其它假期的处理及审批权限依据《员工手册》执行。
F、加班情况的处理及审批:在正常工作时间外,因业务需要超时加班,必须事先填写《员工加班申请单》,需有本部门经理及综合管理部经理认可,并由副总物业经理/总物业经理批准,否则视为无效加班。
G、管理处对所有超时工作均会严格审查,并只有在极其需要或工作紧迫的情况下,才会批准员工超时工作,加班按照小时计算,不足1小时则不计为加班。只有发生在法定节假日当天的加班才享受节日加班范畴。
H、综合管理部负责全体员工考勤的考核、汇总工作,并以此为依据发放员工的工资。
3)上下班打卡管理
为加强管理,严格考勤制度,严肃劳动纪律特对员工上下班打卡做如下规定:
A、公司所有员工(副总物业经理/总物业经理除外),一律执行上下班打卡制度。
B、员工上下班必须按入职时录入的指纹在管理处指定位置进行打卡。
C、因公外出不能或不能及时打卡者,需由本部门经理及时通知综合管理部考勤员。
D、各部门上报的加班情况须与员工打卡时间相符,综合管理部负责核查,如实际打卡时间比申报加班时间少,按实际打卡时间支付加班费。
E、各部门月末报考勤时,需由部门考勤员根据员工实际出勤及打卡情况做考勤,部门经理审核后签字,综合管理部负责核查,故意虚报、瞒报,追究考勤员及部门经理连带责任。
F、各部门上报考勤表经综合管理部审核无误后,月末留存综合管理部备查。
G、打卡机由综合管理部专人负责管理,任何人不得私自移动、拆卸、毁坏,此情况一经发现,严肃处理。
3.6    各类假期的规定
1) 年假
A、员工在公司工作时间满一年、且全勤者,每年可享受有薪年假,员工休年假需提前15天向部门申请,经综合管理部核实,报总物业经理/副总物业经理批准后方可休假(具体按员工手册年假规定执行)。
B、年假不累计,即无特殊原因及批准,本年度年假不能延续至第二年度使用,也不可提前使用下一年度的年假。
C、员工在一周年内不休其年假,按照自动放弃处理。
D、如因工作需要,不能在规定期限内享受年假,经部门经理申请,填写书面延期使用说明,报总物业经理/副总物业经理批准,方可延期年假,否则,剩余年假视为自动放弃。
E、员工使用年假超期不归,将作为旷工处理。(方法如上,不累述)。
F、凡当年有下列情形之一者,不享受年假:
a、病休或其他各类假期全年累计45天以上或已安排休养;
b、受到公司丙类处分或发生重大责任事故造成政治、经济损失的;
c、已提出调动或辞职申请者,不再安排年假。
G、员工申请年假,应在不影响业务、工作前提下安排休假日期,公司有权统一安排员工在某段期间享用年假。
2)病假
A、员工请病假须持区以上医院出具的证明,由部门经理、综合管理部经理审批,并报总物业经理/副总物业经理批准。急诊应电话通知所在部门主管以上人员(一般情况下,家属或同事代为请假无效),并于次日补办请假手续,否则,按照旷工处理。
B、病假1个月以上者,按照有关政策规定办理。
3)事假
A、员工因事请假,应提前一周向部门经理申请,并填写《请假申请单》报批。
B、如果因请假理由不充分,未经批准而休事假当作旷工处理。
C、员工如遇突发事件不能提前申请,员工应于请假当天上班时间的半小时前亲自打电话向
部门经理请假,部门主管级以上员工应向世邦魏理仕*项目总物业经理/副总物业经理请假,并于复职当日补办请假手续。
4)旷工
职工凡有下列情况之一者,按旷工处理,旷工者按《员工手册》执行。
A、用不正当手段骗取、涂改、伪造休假证明者。
B、未请假或请假未批准擅自不到岗上班或休假期满而未按时到岗上班者。
C、不服从工作安排,经教育执意不上岗工作或不接受任务者。
D、打架斗殴致伤造成病休者。
5)其它假期
         按《员工手册》规定执行。
6)请假单之填写与递送
由申请人提交部门经理、综合管理部经理签署意见,呈总物业经理/副总物业经理批准后,综合管理部备案。部门考勤员应保留复印件并作出相关统计,以便随时查看。
3.7违纪处理程序
1) 纪律处分的实施一般在事发后一周内作出。
2) 违纪单由违反过失的员工所在部门列明员工所犯细节,并经综合管理部审核过错细节,报总物业经理/副总物业经理审批后发出。
3) 员工需在违纪单上签名,若拒签,则以见证为据,记录在案,而该违纪单仍将视作生效。
4) 在作出解除劳动合同前,部门经理签名,经综合管理部经理审核,报副总物业经理/总物业经理批准。
5) 若员工不服任何处分,可以该处分报告发出一周内亲自或书面向综合管理部申述,综合管理部将视情节严重联合总经办会议研究,最后的决定视为本管理处最后的裁定。
6) 口头警告半年后撤销,书面警告在一年内撤销。撤销意见由部门经理提出,综合管理部、总物业经理/副总物业经理批准,最后由综合管理部备案。
3.8  员工离职管理规定
3.8.1 目的
为了解员工思想动态,及时发现问题,减少员工流失。
3.8.2 适用范围
适用于管理处离职员工。
3.8.3 内容
1)凡部门同意员工离职的,应让员工亲自填写《员工离职申请审批表》,并及时递交综合管理部,由综合管理部负责跟进并了解其离职原因。
2)综合管理部经理通过多种途径获得第一手材料,以了解离职原因,发现存在问题。
3)对员工提出的建议或问题,若有必要,应及时反馈到员工所在部门,同员工所在部门经理一起协商解决和改进办法,将离职员工留下的建议和提出的问题,定期进行分析,总结及报告。
4)正常情况下,已过试用期且且属于合同期内员工,双方任何一方若提出解除合同,必须提前30日以书面通知公司,方可解除劳动合同,并按劳动合同约定之违约责任有关条款办理。具体离职程序如下:
A、凡员工欲离职者,必须填写《员工离职申请审批表》。该申请表须由总物业经理/副总物业经理批准后才正式生效。公司不接受任何经电话、同事或亲友转达的离职申请。
B、凡员工未按其《劳动合同》所承诺而离职者,本公司将作违约论,按照合同约定向其追索赔偿。
C、凡属违纪辞退的,公司可直接与员工解除劳动合同,不须提早通知,亦不会给予任何补偿。
D、员工离职前,须于最后工作日之前,将工作、制服、工具向直属主管及相关人员交接清楚。因离职过程未完善交接手续而造成公司之损失,有关员工应承担赔偿责任。
E、综合管理部需在员工最后当值日填写《离职结算表》,并协同离职员工填写《员工调离手续单》,经财务部、工程维修部、安全管理部经理及综合管理部核实有无亏欠公司财物后,由总物业经理/副总物业经理审核签字生效。
 楼主| 发表于 2015-6-25 00:00:31 | 显示全部楼层
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