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如何做好物业管理项目创优考评工作

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发表于 2014-4-29 00:00:36 | 显示全部楼层 |阅读模式
  一、前期介入
  
  企业在制定年度工作计划和工作目标时,应通过权衡企业所能提供的资源和在管项目的自然条件,确定是否参加当年的创优考评和选择几个项目进行创优达标。从而未雨绸缪,预做准备。
  
  (一) 参评项目的选择
  
  一般来说,选择参评项目主要应考虑以下因素:
  
  1、 委托方的要求。如果委托物业管理合同中约定要创建达标且项目自然条件符合申报要求,就必须进行创建达标。
  
  2、 企业规范管理、提升品牌的自身要求。如果企业希望通过参加创建达标提升管理水平,提高企业知名度,就应选择项目参与创建考评。
  
  3、企业在管项目中如有基础条件好、符合申报条件的,应积极参加创建考评活动。
  
  (二)企业调配资源
  
  企业要达到预定的创优目标,必须配备相应的资源,包括组织资源、人力资源、财力资源、物资资源等。企业只有充分、合理地调度和利用资源,才能使其发挥最大功效。其中,确定创建主要负责部门是有效调配资源的关键。要作好调配资源工作必须注意以下几点:
  
  1、 领导重视
  
  企业领导对创建达标工作关注、支持、指导的程度关系到创建达标的成效。因此,企业主要领导应在创建的各个阶段予以高度重视,并要求机关相关部门经常到参评项目现场检查、指导,确保创建工作按计划进行。
  
  2、 组织保证
  
  为了加强对创优工作的领导,企业应成立由公司领导挂帅、机关有关部门负责人和创优项目负责人共同参加的创优领导小组;并指定一个部门作为创建主要责任部门。各参评项目亦应相应建立以负责人为首的创建工作小组,明确分工,责任到人。至此,企业便形成一个完整的系统工作网络,从组织上保证了创优工作的顺利进行。
  
  3、 人员培训
  
  创优达标几乎涉及到参评项目管理服务工作的全部内容,必须对员工进行贯彻标准培训,让每位员工都清楚创建的目的意义,明确创建达标的任务和要求,了解考评标准的内容及本人在创建工作中担任的角色。只有把全体员工的积极性、创造性充分调动起来,创建达标工作才有坚实的群众基穿
  
  4、 激励机制
  
  创优达标工作具有时间紧、任务重、标准高、要求严的特点。为了确保创优达标目标的顺利实现,企业可采用相应的激励机制,如把创建工作成果与员工职位升降和奖金双挂钩等。尤其是进入项目初评阶段后,对整改的项目,要落实责任部门、负责人;对整改时间、整改效果作出明确规定并进行控制。这样,才能有效地激发各级组织和全体员工的创建热情和积极性。
  
  (三)申报注意事项
  
  1、 注意收集申报信息。
  
  一般情况下,政府行业主管部门会在每年年初就当年的创优考评工作发出通知。企业可根据通知要求进行申报,并主动与行业主管部门取得联系,了解当年考评工作安排,以免因信息不灵而漏报。
  
  2、 填写、呈送申报表。
  
  企业确定参评项目后,应到政府主管部门领取申报表,并按照规定的时限填写报送到指定的接收部门。
  
  3、 跟踪申报结果。
  
  政府部门收到创优申请之后和组织检查考评之前,会对企业及申报项目的资格进行审
  
  查,确认参评资格。企业应注意跟踪资格确认结果。
  
  4、 逐级申报。
  
  企业的申报程序是由低级向高级进行的,一般来说,应从区优起步,每通过一级考评验收后,再申请参加高一个级别的达标考评。
  
  二、内部评定
  
  在确定创优项目之后,企业应当立即组织相关部门和人员对其进行全方位的综合检查,对创优项目进行初次评定。
  
  (一) 项目内部初评
  
  初评应该是有计划进行的。内部初评时应明确以下几点:
  
  1、 选用初评标准。内部检查考评应参照新颁布的国家示范小区标准,同时结合本企业的检查标准进行。
  
  2、 明确牵头部门。由牵头部门负责组织初评的实施,包括检查评估的时间、参加考评的人员、检查的内容、顺序、考评结果的汇总等。
  
  3、 选定检查人员。为了保证内部初评的质量,应从各专业选抽具有足够专业知识和丰富实践经验的人员参加检查。
  
  4、 细致分组检查。一般分为:软件组(文件、资料、档案、培训等)、环境组、设备组(强电、弱电、电梯、锅炉等)、财务组。分组原则是:细致分工,宁重不漏。
  
  5、 参评项目配合。受检单位应组织人员引导和陪同检查组进行检查,并认真做好记录。
  
  6、提出整改方案。现场检查结束后,应以会议的形式,由各检查小组汇报检查发现,针对问题分析原因,提出整改意见;由初评牵头部门汇总意见并形成书面报告,提交给企业领导和受检单位。
  
  (二) 项目持续改进
  
  从项目初评到缺陷整改,其过程的长短和效果的优劣是由企业实力决定的。检查人员的水平、能力和态度决定着发现问题的数量和频次,而企业资源则决定着缺陷的整改程度及结果。在整改过程中应考虑以下问题:
  
  1、 整改效果。整改效果并非单指实际效果,还应与检查标准联系综合考虑;可分三种:完全整改、部分整改、无效整改。这是缺陷整改前和提出整改方案时必须考虑的首要问题。
  
  2、 整改时间。企业应考虑整改所需的时间,并尽量精确估计检查考评时间,使整改选择适当的时间开始和结束,能够达到事半功倍的效果。
  
  3、 整改技术。对企业有能力解决的问题和无法解决的问题应及早分析、确认;在计划安排上,应先将本身无法解决的问题外委解决。整改中应注意控制成本、质量和工期。
  
  4、 二次自查。整改工作要分清轻重缓急,全面展开。由于工期的不同,各责任部门和责任人都必须按时完成并保证质量。单项整改完成后,验收小组应进行验收。全部整改项目基本完成时,企业应再次组织内部检查考评。通过不断的检查和整改,促进项目的持续改进,直到符合标准的要求。
  
  三、软件准备
  
  完善软件和整改硬件构成了创优达标工作的主题,这两项工作贯穿于创优达标的整个过程,但在不同的阶段侧重点不同。前期准备阶段以软件为主,后期整改和巩固阶段以硬件为主。
  
  软件是企业为保证管理、服务有效运行,维持物业正常运行而采取的行为。这种行为包括:收集资料、引用法规、编制制度、实施活动等。创优过程中软件准备主要是迎检资料的准备,即:将考评标准的全部内容转化成相关主题的资料。在这一过程中涉及到档案整理、制度编制、文件修订、表格制作、数据处理、图文记录等。
  
  在准备迎检资料过程中应把握以下几点:
  
  (一)资料整理人员的选择和培训迎检资料的编制工作量大、时间紧、质量要求高,因此,要在参评项目管理人员中选择文化程度高、文字工作能力强的同志专门负责迎检资料的编制工作。为了取得经验、提高效率、少走弯路,可将选定的人员派到已完成创建达标的单位现场取经,或聘请专家进行培训和指导。
  
  (二)编制迎检资料总目录
  
  迎检资料总目录象当于整个资料的纲,通过编制总目录,理出资料编制的线条,再根据目录逐项进行资料的收集、整理。编制目录时应考虑与参评项目的类型及相应标准的要求相一致。根据物业类型不同,为了能与考评标准相对应,建议将小区迎检资料的总目录分为8册;大厦的总目录分为9册。工业区的总目录可参考大厦总目录进行编制。总目录力求简练,分目录则应详细。制作目录的目的是便于检索。合理的目录能够保证资料整理工作的顺利进行,因此企业首先应注意目录的制作。
  
  (三) 广泛收集资料
  
  创优资料不仅涉及到物业管理的方方面面,而且涉及到物业规划设计、建设施工、交竣工验收阶段形成的资料等,范围广、数量大,完整收集难度大。因此,要充分发动相关部门和相关人员,积极配合,大力协作,力争把资料收集完整、齐全。
  
  (四) 细心整理资料
  
  对已收集上来的资料,要对照考评标准和总目录进行分类、编辑、整理、成册、归档。具体整理过程中应注意:
  
  1、 电脑和软盘存储的创优资料应指定专人妥善保管,非指定人员不得随意拷贝和删除。
  
  2、 应考虑人员变动因素,将创优工作向“格式”化转变,形成一套完善的资料保管系统,在人员发生变动的情况下仍能继续进行迎检资料的准备、更新工作。
  
  3、 尽可能利用已有的档案资料和制度化文件(如ISO9000质量体系文件等),以减少文件资料的起草、复印量,节约时间和资源并保证清晰。
  
  4、 正确识别考评标准中的硬件与软件检查范围,目录应与检查标准对应,突出检查的重点,覆盖所有检查点。
  
  5、 分项目录应细分列项,可利用明显标识加以隔离,如彩色隔页纸或标签等。
  
  6、 资料的打萤复印,要注意格式规范、清晰美观,不应有破损。
  
  7、 在日常填写记录时,按表格设计要求及时、准确、全面、清楚填写。
  
  8、 整理、装订时,要使用统一的资料夹,每一册封面要有标识,册内的资料装订要整齐、统一、美观。
  
  9、 与时间紧密相关的分项资料,如社区文化记录、业主委员会成立过程记 录、员工花名册等,应按由近到远的时间顺序装订,以方便考评人员查找。
  
  四、硬件准备
  
  硬件是指软件运行的环境,包括楼宇建筑及配套设施、设备等。创优达标不是朝夕能完成的,尤其是一些硬件方面的要求,很难在较短的时间内完成,故创优项目必须提前准备,从日常做起,按高标准进行必要的管理。创优达标硬件准备是在项目接管后,依照国优标准及企业规定对项目的硬件进行整改、完善、维护及管理的工作。下面阐述的硬件准备是指确定创优项目后,企业在日常管理基础上,对硬件加以提高和改进的工作。
  
  (一)全员参与,周密计划
  
  硬件准备是庞大而复杂的工作,要求参评项目负责人在整个整改、完善过程中,充分发挥领导艺术及沟通协调才能,动员所有员工自觉的参与硬件准备工作。为了达到预期的目标,项目负责人应做到:
  
  1、 具有全局观念。在创优达标的硬件准备工作中,应在对物业管理工作全面了解的基础上,通盘考虑,统筹安排,防止疏漏和顾此失彼。
  
  2、 加强计划性。在企业内部初评后,根据缺陷的数量、整改难度等,分清轻重缓急,制定出详细的整改完善计划,按计划、有步骤地抓好落实。
  
  3、 注意跟踪检查、督导。在计划实施的过程中,应定期跟踪检查,发现
  
  问题要及时了解情况,分析原因,制定改进措施,并督促相关单位和部门整改。
  
  (二) 实施的细节与注意事项
  
  国优标准对硬件达标的要求作了总体的描述,在此,仅对共用设施设备管理的实施细节与注意事项加以说明:
  
  1、 共用设备。共用设备包括供电、给排水、电梯、消防、治安监控等设施设备。在硬件准备中,首先应检查共用设备能否正常运行,这是创优考评中的重点,也是创优硬件准备工作的重点。其次是检查设备设施安全防护措施是否齐备。例如:设备运行环境(温度、湿度等)是否符合要求;配电系统接地是否可靠;设备房内配备的消防设施在数、质量上是否足够;水池、水箱入孔和通气孔有否安沙网等。再次是检查设备房的环境。包括设备房内无杂物;地面墙面平整;通风满足要求,设备油漆完整、无锈迹;标识、标牌清晰;管理制度、操作规程上墙;配电房、水泵房和消防中心等绘有系统图等。
  
  2、供电设施设备。供电设备包括大厦进线高压电缆、高压环网柜、变压器、低压配电柜、电缆、发电机等;供电设施包括配电房、电缆井、发电机房等。
  
  (1) 配电房
  
  A、 防鼠措施。挡鼠板50cm高,表面光滑,材质坚硬。电缆穿墙孔应规则,并用防火材料封闭。
  
  B、 防水措施。电缆沟内没有积水。配电房若地势较低,应在门口建门槛,可代替防水挡板。
  
  C、 防虫措施。对于有窗通往室外的,应有细纱窗。
  
  D、 防火要求。配电房房门为甲级防火门并配有闭门器,防火门可自动关闭。在易于发现和提取的位置配有灭火器(适用于扑灭电器火灾)和CO2灭火系统。
  
  E、 机房。整洁,无杂物;地面、墙面平整、干净;高压、低压操作工具摆放整齐、有序。
  
  F、 配电柜。柜面清洁无灰尘,指示灯指示正常,开关状态正确,联络开关机械连锁、电器连锁工作正常,柜门关闭严密,抽屉式开关柜要求推入或拉出灵活,其机械闭锁可*。柜内无明显灰迹,各连接件螺丝紧固,电缆标识正确,母排绝缘层完好,项序标识正确,各计量表(电能表,电流表,电压表)计量正确。电容补偿柜工作正常,功率因数0.90以上。
  
  G、 标识正确。配电房有标识,设备编号与设备统计表中一致,开关柜功能标识正确,指示灯标识正确,附属工具有标识,有高压危险标识,配电房有高压系统图、低压系统图。
  
  H、安防。配电房接地排呈环状,安装要“横平竖直”,油漆黄绿相间。配电柜柜体接地良好,配电柜前后铺有绝缘胶皮。
  
  (2) 发电机房
  
  A、 机房环境。机房环境整洁,无灰尘;发电机无锈迹、脱漆,有防噪音措施。
  
  B、 发电机。转换开关处于自动状态;发电机手动、自动可以启动;无漏油、渗油和漏烟现象,运转时各指示仪表指示正常。
  
  C、 安全防护。喷雾(CO2)系统正常,配备灭火器(可扑灭油、电器火灾),油箱底部有沙池并有干沙。
  
  创优项目通过以上方式对标准加以理解,确保项目的硬件环境能够达到相关要求,以保证硬件准备工作的完成。
  
  来源:考试大-物业管理师考试
  
  五、迎接考评组
  
  (一) 接待工作
  
  接到考评的准确时间通知后,企业的主要领导应率领相关工作人员提前到达考评现场迎候考评组。
  
  1、全体受检人员着装要分工种统一,佩带工作证,仪容端庄,精神饱满。
  
  2、接待、汇报现场的布置要求做到整洁、明亮、宽敞、舒适,能够烘托出创建的氛围。
  
  3、考评组到达后,接待要热情,礼节礼貌要周到。
  
  (二) 汇报工作
  
  汇报工作包括落实汇报人员、提供汇报材料等。
  
  口头汇报通常由项目主要负责人担任。负责口头汇报的人员,要求十分熟悉项目的管理运作情况和创建的全过程。汇报时要语言流畅,条理清楚,突出重点,控制好时间。切忌照本宣科,吞吞吐吐。
  
  提供的汇报资料一般包括项目创建工作情况汇报材料、创优方案、创优达标资料总目录等,一式10~15份为宜。另外,制作装订要求外观精致、美观,内容实在、精练、准确,排版规范,字迹清晰。
  
  (三) 现场陪同
  
  现场陪同是指受检企业为保证检查工作顺利进行,安排管理和技术人员陪同、引领、配合考评组进行现场考评。企业现场陪同人员应注意:
  
  1、 分清主次。陪同人员应配合检查人员而不是引导检查人员检查。
  
  2、 准确分工。针对检查人员专业分组情况,确定相关专业人员陪同并携带相关物件。
  
  3、有问必答。陪同人员在陪同过程中,应准确记录考评人员检查中所提到的问题。对考评组要有问必答、有理有据、切合实际,切记不可避重就轻或信口开河。
  
  (四) 考评情况汇总
  
  一般情况下,现场检查结束后,考评组要向受检单位通报考评情况并提出希望和要求。此时,应安排人员进行记录。对考评人员指出的问题,必要时可适当进行解释,同时要明确表态,对考评组指出的问题提出具体的整改措施和完成整改的时限。
发表于 2014-4-29 15:02:20 | 显示全部楼层
如果平时就按照创优考评标准要求去工作,那么真要参加创优,相对就简单多了。
发表于 2017-9-1 11:12:27 | 显示全部楼层
好好学习天天向上
发表于 2017-12-7 09:18:00 | 显示全部楼层
好好学习天天向上
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