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后勤集团物业管理控制程序

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发表于 2016-9-23 16:15:02 | 显示全部楼层
 随着高校后勤改革的深入发展,高校房产的物业管理逐步走向社会化,越来越多的社会物业公司开始积极介入高校的物业管理。由于高校的房产面积总量大、经费来源稳定,而且由于管理规范,一般会采用公开的物业管理招投标方式确定物业公司,因此从物业公司发展的角度考虑,高校是一块较大的市场。例如清华大学的校园房产面积超过200万平方米,除了学生宿舍区以外,大部分楼宇都通过公开招标的方式实行了物业管理,有近10家物业公司在校园开展物业服务。

  清华大学房地产管理处作为校内主管房产的部门,曾组织过校内十多次物业管理招投标,在多次物业管理评标中我们发现,由于不少参与投标的物业公司对高校物业服务特点不了解,屡次投标都得分很低。我们总结这些主要问题表现在:物业服务内容偏离高校业主需求;成本核算不合理、报价过高;物业服务理念与高校的校园文化脱节;物业管理运行模式明显与高校实际情况不符合。为了让有意参与高校物业管理的物业公司更多地了解高校房产管理的情况,更准确地参与投标工作,蜂巢物业论坛结合清华大学物业管理招投标工作的情况,对高校物业管理投标工作谈一些体会和建议。

  1、准确把握高校业主的需求,合理确定物业服务内容

  高校的房产一般是由学校作为产权人,各下属院系或单位作为使用人。因此物业管理招标人一般是由学校的主管部门(房产处或后勤处)和具体使用单位(各院系)共同组成,学校主管部门一般是确定楼宇的基础物业管理标准,如设备维护保养要求、治安消防要求、房屋大中修标准等,各具体使用单位负责提出日常物业服务质量要求,如保洁、保安人员的配套及服务标准、个性化服务的定制(如接待服务、会议服务等),并支付物业服务费。

  由于支付物业服务费的一般是各具体使用单位,而每个单位的需求既有共性又有明显的个性特点,因此准确把握各使用单位的需求是最关键的。从共性而言,高校的中心工作是教学科研,因此为师生提供安静、整洁、设施运行良好的教学科研环境是高校物业服务最基本的要求,有些投标的物业公司表示希望为某个院系提供酒店式的管理或管家式的服务,显然就不符合高校业主的需求。从个性而言,每个院系学科特点、经费充裕程度、教职员工的服务需求、各教学科研楼的设施设备情况不尽相同,因此物业服务需求的差异性很大,如清华大学经管学院的日常涉外接待任务很重,物业公司就应配备懂英语的高素质接待服务人员提供服务,又比如环境、化工等学科实验室的废气液排放设施维护很重要,物业公司就应该提供相应设备维修保养人员的资质证明等。如果对这些需求没有分析清楚,显然难以制作高质量的投标书。因此物业公司在投标前,要注意与招标方充分沟通,深入了解投标方的需求,这样才能制定合理的物业服务方案。

  2、积极沟通物业服务标准,准确计算物业服务成本

  高校不是经营性单位,其经费来源主要是财政拨款或课题经费,因此使用单位一般是希望尽可能地节约物业服务方面的开支,所以进入高校服务的物业公司一定要打消赚大钱的念头,要确定合理的利润率,本着微利、持续经营的理念开展服务。由于高校经费来源一般很稳定,所以物业费的支付是比较及时的,从事物业服务的公司一般不用担心拖欠物业费问题。

  在物业成本核算方面,高校一般不会把水、电、暖等能源消耗费用计入物业费中,而是由业主自行支付,因此物业服务成本主要是人工成本、保洁耗材、日常维修及前期开办费用。由于报价中不含能源费用,保洁耗材也差别不大,而目前各物业公司的单位人工成本也大体相同,因此决定各物业公司报价中差别最大的就是员工人数。在评标中我们发现,往往对于一个教学科研楼,物业公司投标书中最少的报40人,最多的报120人。我们分析其主要原因是投标物业公司对服务标准的把握不准确,例如卫生间一小时清扫一次和半天清扫一次,对人员成本的核算就有很大差异,事实上有些院系办公楼人流量很少,半天清扫一次卫生间完全可以满足需求。此外,核算日常维修成本很关键,例如有些办公楼人流密度低,公共设施(如水龙头、洁具等)损坏的几率小,就不能简单地套用自己公司其他项目的经验。

  3、认真调研高校后勤管理模式,有效制定物业服务模式

  物业服务涉及到保安、保洁、楼宇设备运行养护、日常维修、绿化等,因此在尚未完全进行后勤社会化改革的高校内,物业服务机构与高校的后勤部门有着密切的接触。如果参与投标的物业管理公司对学校的后勤运行模式不了解,即使认真研究了招标书,也难以清楚地把握物业服务内容的界限,导致投标书中的物业成本测算不准确或物业服务内容界定不清楚。

  目前高校虽然进行了后勤社会化改革,但是校园的基础设施(如水、暖、电等)和校园的治安保卫一般还是由学校统一管理,学校的各职能部门(如基建处、房产处、保卫处、修缮处等)都对房产及设施的基建、维修、保卫、绿化、水暖电供应等有相应的规定,物业公司在参与投标时,有必要提前与这些部门进行一定的沟通,了解其运行模式,赢得相关部门的支持和理解。

  例如清华大学的校园水暖电基础设施由校园修缮管理中心统一管理,各楼宇的水暖电基础设施一般由后勤部门负责大中修,楼内水暖电设施日常养护和临修则由各单位招聘的物业公司负责,物业公司在制定维修预案时,要了解学校的这些运行模式。又例如配置保安人员人数时,就要考虑到校园内有了学校统一的保卫人员,这样可以合理配置楼内巡视保安的人数。此外,物业服务职责与学校后勤部门的职责划分应比较明确(如水暖电等基础设施的运行养护,保洁绿化区域的划分等),否则会容易引发不必要的矛盾。

  4、深入研究高校的校园文化,提升物业管理的服务理念

  人才培养是高校办学最根本的任务,也是高校各方面工作所必须围绕的基本目标。在长期的办学过程中,许多高校都形成了其特定的校园文化,身在其中的师生员工也希望物业服务人员在日常物业服务中的言谈举止、仪容仪貌要符合校园文化特点,体现尊师重教、师生员工和谐相处的校园环境。因此参与高校物业管理投标的公司,也必须以创建良好的育人环境、建设和谐校园为其服务理念,通过自身的工作,一点一滴、潜移默化地营造校园育人氛围,在高校“教书育人、管理育人、服务育人”中发挥“服务育人”的重要作用。

  清华大学在选聘社会物业公司时,一直坚持把物业公司的服务理念作为重要的评审标准,坚持物业公司的企业文化应该与校园文化相融合。例如清华大学荷清苑小区居住的都是校内的院士、教授和学术骨干等,小区成立了由教授组成的业主委员会,校房管处与业委会共同通过公开招标的方式选聘物业公司时,就把物业公司的服务理念作为评审标准,重点考察其公司企业文化和经营方针,对于商业气息过强(如强调开发小区广告资源等)、以赢利为主要目的的公司基本给予排除。最后中标的物业公司倡导建立格调高雅的和谐文化社区,他们与业委会、居委会等密切配合,通过细致的服务和丰富多彩的社区活动,努力营造和谐的社区文化,赢得了居民们的认可,使荷清苑小区获得了北京市首届“魅力社区”称号。

  5、精心挑选物业项目经理,全力准备好评标答辩

  一个项目团队的成败,团队负责人的作用是最重要的,因此精心挑选项目经理是一个物业投标项目的关键。物业服务招标中,业主方也非常重视对项目经理的考察,而且不仅仅是考察项目经理的经验、资质、技能等,更重要的考核项目经理的领导能力、组织能力和沟通能力等。从清华大学组织的多次物业招标项目看,一般都会安排答辩环节,而答辩的主要目的就是考察项目经理,项目经理对整个项目的认识水平、管理理念和管理能力将直接决定招标方是否会选用这家物业公司。

  物业评标一般会采用综合评分法,包括了经济分和技术分。由于技术分是由评委直接评出,在投标书提供的物业服务方案相近的情况下,项目经理在答辩时的表现直接会关系到评委对技术分的评定。在清华大学的多次物业管理评标中,既出现过经济分得分不高,但是由于项目经理在答辩时的优异表现最后赢得中标的情况,也出现过经济分得分最高,但是由于项目经理能力一般而丧失了机会的情况。因此物色好项目经理是物业公司参与投标的重要基础。

  高校后勤社会化改革的步伐早已迈开,我们期待更多的物业公司能够进入高校,为高校的人才培养和科研工作提供优质的物业服务,为高校后勤改革做出积极的贡献。
评分
发表于 2016-10-19 16:03:31 | 显示全部楼层
看看涉及哪一行业的物业?
发表于 2016-12-4 19:41:13 | 显示全部楼层
学习学习学习学习啊
发表于 2017-5-27 10:36:12 | 显示全部楼层
认真学习,努力做好
发表于 2017-6-1 16:31:20 | 显示全部楼层
好好学习,天天向上。
发表于 2017-6-24 20:22:29 | 显示全部楼层
支持楼主,顶一下,学习
发表于 2017-9-7 19:44:33 | 显示全部楼层
好好学习天天向上
发表于 2017-10-27 09:12:52 | 显示全部楼层
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