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物业档案知识:物业档案利用案例分享

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发表于 2017-12-26 00:00:01 | 显示全部楼层 |阅读模式
  物业档案知识:物业档案利用案例分享:档案提供利用工作是档案室通过一定的方式和方法提供档案为利用者利用,为各项事业服务的工作,习惯上亦称档案利用工作。

  基本内容

  内容基本上包括两个部分:一是准备档案检索工具,介绍和宣传档案室保存档案的内容和成分,为提供利用作好准备。二是通过各种方式和手段提供档案资料为公司各项工作服务,这是目前档案利用工作的核心内容。

  方式方法

  档 案室向档案利用者提供利用服务的方式、方法是多种多样的,基本的方式有:一是提供档案原件,可以设立专门的阅览室,也可以根据规定将原件外借;二是提供档 案复制件,包括制发档案复制品,提供并电邮档案电子版,出版或印发档案文件汇编,在报刊上公布档案,举办档案展览;三是根据馆(室)藏档案内容制发档案证 明,解答利用者咨询,编写档案参考资料,参与编史修志和撰写科研文章。

  主要作用

  作 用主要表现在:第一,档案利用工作是档案业务工作中最富有活力的环节;第二,做好利用工作是带动整个档案工作发展的关键步骤;第三,搞好利用工作能够促进 档案工作由被动变主动,做好做活档案工作;第四,档案利用工作是档案为各项事业服务的基本措施,是档案工作的中心任务。

  档案工作的根本目的就是开发档案信息资源,服务经济建设,档案利用工作是达到这一目的的直接途径,所以档案的利用工作是档案业务工作的中心环节,在整个档案工作中占有极为重要的地位。

  案例1

  2017年9月17日,某项目因X#楼商铺准备营业,并且经营银行业务,业主对管家部提出想要“消防验收材料”以供消防部门检查,管家部助理管家第一时间发起档案利用流程,查找“#楼消防图纸”“消防验收许可证”,流程审批结束后由项目档案管理员查找,并为其提供了图纸资料,使业主对房间内管线的布局进行了全面的了解,对其装修施工提供了全面的技术支持,以保证房屋管线不被破坏及损毁。但经查找物业服务中心无“消防验收许可证”,于是该楼助理管家联系了地产公司档案管理处,并发起档案利用流程向其借阅此证,在三方的共同努力下,业主的需求得以解决,得到了业主的一致好评。

  案例2

  2017年11月13日,某项目管家对物业费即将到期的业主进行催缴,其中X#楼商铺业主物业费已到期未及时缴纳,管家查看业主台账信息一直未能与业主本人取得联系,所以向档案管理部门借阅业主档案查阅合同购买人的联系方式,通过翻阅合同查到了业主购买商铺的准确联系电话,又通过拨打电话终于与业主取得联系,但业主态度极其冷淡,拒绝缴纳物业费;2017年11月14日管家再次向档案管理部门借阅了该商铺的合同查阅联系地址,通过合同上的联系地址上门找到了业主,经过多次登门拜访与业主沟通,业主对管家执着的工作态度表示肯定,经过屡次沟通业主对物业的误会也已经解除,最终如数缴纳物业费。

  做好档案工作非常重要它会在很多方面创造价值!
发表于 2017-12-26 18:35:45 | 显示全部楼层
好好学习天天向上
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发表于 2017-12-26 19:41:35 | 显示全部楼层
物业档案管理
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发表于 2018-1-10 17:59:17 | 显示全部楼层
物业档案利用案例分享
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发表于 2018-1-11 09:05:02 | 显示全部楼层
学习了谢谢
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